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TRATON GROUP HINWEISGEBERSYSTEM

Integrität und die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften sowie der Grundsätze unseres Code of Conduct und unseres Code of Conduct für Lieferanten und Geschäftspartner haben oberste Priorität und sind Eckpfeiler unserer Unternehmenskultur. Um diesen Werten gerecht zu werden und potenzielle Risiken aufgrund von Regelverstößen zu vermeiden bzw. zu minimieren, ist es entscheidend, dass potenzielle Regelverstöße von Mitarbeitern oder externen Partnern frühzeitig erkannt, geklärt und abgestellt sowie – sofern notwendig – disziplinarische Maßnahmen ergriffen werden. Um eine Speak-up-Kultur zu fördern und potenzielles Fehlverhalten aufzudecken, betreibt die  TRATON GROUP ein globales, unabhängiges, unparteiisches und vertrauliches Hinweisgebersystem, das in Zusammenarbeit zwischen den Marken und dem TRATON Investigation Office verwaltet wird. Neben dem TRATON Investigation Office als zentrale Anlaufstelle für Hinweisgeber bieten einige TRATON-Marken ein Investigation Office Hub als Markenanlaufstelle für Hinweisgeber an.

Das konzernweite Hinweisgebersystem und die Verfahren zur Durchführung interner Untersuchungen sind in einer internen Konzernrichtlinie geregelt.

Unser Hinweisgebersystem basiert auf Grundprinzipien wie dem  Schutz von Hinweisgebern und von Personen, die von der Untersuchung betroffen sind oder diese unterstützen. Wir respektieren  das Recht von Hinweisgebern auf Vertraulichkeit und wahren die Unschuldsvermutung und die Fairness der Untersuchungen gegenüber allen betroffenen Personen. Hinweise, die über das Hinweisgebersystem eingehen, werden fair, zeitnah und angemessen geprüft und mit höchster Vertraulichkeit behandelt. Es werden keine Maßnahmen ergriffen, um anonyme Hinweisgeber zu identifizieren. Jede Meldung in böser Absicht wird jedoch als schwerer Regelverstoß behandelt.

Dedizierte Funktionen der betroffenen TRATON-Marken in den Bereichen Governance, Risk & Compliance, Security, Audit, Legal und HR/People and Culture unterstützen die Untersuchungen. Eine Untersuchung wird erst nach sorgfältiger Prüfung des Sachverhalts und bei begründetem Verdacht auf einen Regelverstoß eingeleitet. Die mit dem Hinweisgebersystem und internen Untersuchungen befassten Abteilungen der TRATON GROUP arbeiten eng mit den Kolleginnen und Kollegen des TRATON Investigation Office zusammen, insbesondere bei möglichen schweren Regelverstößen.

Unsere Hinweisgeberkanäle

Unser Hinweisgebersystem bietet die folgenden Kanäle, um potenzielle Verstöße von Mitarbeitern oder externen Partnern zu melden, um eine schnelle Untersuchung und angemessene Reaktion unseres Unternehmens zu ermöglichen. Dies schränkt jedoch nicht das gesetzlich geschützte Recht ein, sich an die zuständigen Behörden zu wenden.

Um Hinweise auf mögliche Verstöße im Bereich der Wirtschaftskriminalität wie Korruption oder Kartellrecht, Datenschutzfragen sowie Risiken und Verstöße in Bezug auf Menschenrechte und Umweltschutzpflichten oder andere interne und gesetzliche Regelungen zu melden, können Hinweisgeber weltweit das TRATON Speak up! Portal nutzen, das rund um die Uhr in mehreren Sprachen zur Verfügung steht. Hinweisgeber können sich auf Speak up! mit ihrem Namen registrieren oder Hinweise anonym abgeben. Alle Hinweise werden vertraulich behandelt. Auch wenn ihre bevorzugte Sprache im Meldekanal nicht angeboten wird, können Hinweisgeber Meldungen in jeder Sprache einreichen. Unser Hinweisgeberportal wird von einem Dritten angeboten, der das Portal auf externen, zertifizierten Servern (mit Sitz in Deutschland) betreibt, sodass Hinweisgeber Hinweise anonym und in nicht nachverfolgbarer Art und Weise an uns richten können.

Speak up! ist von jedem internetfähigen Computer aus zugänglich. Klicken Sie hier.

Interne und externe Hinweisgeber können jederzeit und in allen Sprachen potenzielle Regelverstöße oder Risiken im Zusammenhang mit Menschenrechten oder Umweltschutzpflichten direkt und vertraulich an die Kolleginnen und Kollegen des TRATON Investigation Office melden:

TRATON SE
Investigation Office
Hanauer Straße 26
80992 München
Germany

investigation-office@traton.com
Die entsprechenden Teams stehen Ihnen persönlich, telefonisch oder per E-Mail zur Verfügung.

Hinweisgeber haben jederzeit die Möglichkeit, ihr Anliegen an folgende interne Stellen zu richten:

  • Direkte Vorgesetzten
  • Personalabteilung / People & Culture-Funktion (lokal oder zentral)
  • Corporate Internal Audit/ Interne Revision
  • Corporate Security
  • Compliance-Abteilung/Lokale Compliance Officer
  • Lokal oder regional benannter Ansprechpartner für die meisten unserer Gesellschaften mit Sitz in der EU.

Die genannten Ansprechpartner leiten die Informationen dann wie in unseren internen Verfahren festgelegt an die speziellen Hinweisgeberfunktionen weiter.

Regelverstöße können auch über die 24/7-Hinweisgeber-Hotline der Volkswagen AG gemeldet werden. Die Hotline ist rund um die Uhr erreichbar und nimmt Hinweise zu allen Marken des Volkswagen Konzerns entgegen – auf Wunsch auch anonym. Alle Hinweise, die Unternehmen der TRATON GROUP betreffen und über die Hotline eingehen, werden direkt an das TRATON Investigation Office weitergeleitet.

So erreichen Sie die Hinweisgeber-Hotline:

+ 800 444 46300* (internationale kostenfreie Telefonnummer)

+ 49 5361 946300 (gebührenpflichtige Nummer, wenn Ihr lokaler Telefonanbieter den kostenfreien Service nicht unterstützt)

* Je nachdem, aus welchem Land Sie anrufen, ist es möglich, dass die internationale kostenfreie Hotline nicht verfügbar ist, da einige Telefonnetzbetreiber den Dienst nicht unterstützen. In diesem Fall nutzen Sie bitte die angebotene gebührenpflichtige Rufnummer oder die länderspezifische Rufnummer.

LandGebührenfreie TelefonnummerLokale Telefonnummer
Brasilien0800-5912743021-23911381
Mexiko001-800-46102420155-71000355
Slowakische Republik0800-00257602-33325602
USA833-6571574908-2198092
Südafrika0800-994983021-1003533
Malaysia1-800-8195230154-6000099
Argentinien0800-6662992011-52528632
Deutschland0800 444 4630005361-946300

Die Volkswagen AG hat zwei externe Anwälte (Ombudspersonen) beauftragt, welche die Weiterleitung von Hinweisen an das TRATON Investigation Office – auf Wunsch auch anonym – unterstützen bzw. sicherstellen können.

Informationen zu den Ombudspersonen der Volkswagen AG finden Sie hier.

Wir ermutigen zur Meldung von Fehlverhalten über die oben beschriebenen internen Meldekanäle. Basierend auf der EU-Whistleblowing-Richtlinie, haben die EU-Mitgliedstaaten jedoch ausgewiesene Behörden definiert (oder werden dies zeitnah tun), die auch Meldungen von Fehlverhalten als externe Meldekanäle entgegennehmen.

Eine Übersicht dieser externen Meldekanäle ist unter folgendem Link verfügbar.

Wie bearbeiten wir Ihre Meldung?

In unserem Unternehmen können Hinweise auf mögliche Regelverstöße von Mitarbeitern, Geschäftspartnern, Kunden und sonstigen Dritten über verschiedene Kanäle zu jeder Zeit und in jeder Sprache gemeldet werden. Hinweise gehen dann beim TRATON Investigation Office ein, die sicherstellen, dass gründliche und angemessene Untersuchungen vertraulich und zeitnah durchgeführt werden.

Die qualifizierten und erfahrenen Kolleginnen und Kollegen des TRATON Investigation Office prüfen jede Meldung auf potenzielles Fehlverhalten gründlich und bearbeiten den Prozess systematisch gemäß der geltenden Konzernrichtlinie. Zunächst erhalten Hinweisgeber eine Eingangsbestätigung vom TRATON Investigation Office, das die Meldung dann auf mögliche rechtliche Risiken prüft. Dazu gehört die Klärung von Fragen zum gemeldeten Sachverhalt und das Einholen verfügbarer Fakten, insbesondere von den Hinweisgebern. Ergibt sich aus dieser ersten Auswertung der begründete Verdacht auf einen schweren Regelverstoß, wird eine Untersuchung durch eine Untersuchungseinheit innerhalb der betroffenen TRATON-Marke eingeleitet. Anschließend werden die Ergebnisse der Untersuchung durch das TRATON Investigation Office rechtlich bewertet und geeignete Maßnahmen empfohlen. Deutet der Hinweis nicht auf einen schweren Regelverstoß hin, kann der Fall an eine geeignete Stelle innerhalb der betreffenden TRATON-Marke übergeben werden, die dann selbstständig ermittelt und bewertet, jedoch mit der Möglichkeit, vom TRATON Investigation Office angeleitet zu werden. Hinweisgeber oder beteiligte Mitarbeiter können sich jederzeit an das TRATON Investigation Office wenden, um sich über den Stand und das Ergebnis der Untersuchung zu informieren. Das Ergebnis wird, soweit rechtlich möglich, auch unter Berücksichtigung des Need-to-know-Prinzips mitgeteilt. Die Bearbeitungszeit variiert jedoch je nach Gegenstand der Untersuchung.

Mögliche Verstöße gegen den  Code of Conduct für Lieferanten und Geschäftspartner  durch Geschäftspartner, Lieferanten und andere Dritte, einschließlich Risiken und Verstöße in Bezug auf Menschenrechte und Umweltverpflichtungen, können auch an das TRATON Investigation Office gemeldet werden. Das TRATON Investigation Office informiert die zuständigen Abteilungen, die den gemeldeten Sachverhalt entsprechend bearbeiten. Dazu gehört insbesondere, die erforderlichen Maßnahmen zu ergreifen, um Verstöße und/oder Risiken zu minimieren oder abzustellen.

Weitere Informationen zur  Verfahrensordnung für den Beschwerdemechanismus der TRATON GROUP finden Sie hier. Darüber hinaus hat die TRATON GROUP eine  Grundsatzerklärung zu Menschenrechten  veröffentlicht, in der die Erwartungen an die Organisation und an Lieferanten zum Schutz und zur Achtung der Menschenrechte beschrieben werden.

Datenschutz für Hinweisgeber:  Das TRATON Investigation Office erhebt und verarbeitet die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten zum Zwecke der Beurteilung und Bearbeitung Ihres gemeldeten Hinweises. Weitere Informationen zum Datenschutz und den Ihnen zustehenden Rechten finden Sie  hier.

Haben Sie Bedenken oder Feedback zu unseren Produkten oder Dienstleistungen?

Wenn Sie Fragen oder Anfragen zu unseren Produkten oder Ihrem Fahrzeug oder Feedback bzw. Beschwerden zu Dienstleistungen haben, die von uns oder unseren Geschäftspartnern (z. B. Vertriebsstätten oder Werkstätten) erbracht werden, wenden Sie sich bitte an unsere Kundenservice-Center.

Haben Sie weitere Fragen?

Bei Fragen oder Verbesserungsvorschlägen zum Hinweisgebersystem wenden Sie sich bitte jederzeit an das TRATON Investigation Office.

Sie erreichen uns unter  investigation-office@traton.com